Outsmart: gestão digital de “field service”

O OutSmart é um software de field service (ordens de serviços) online para a gestão de serviços e equipas técnicas no terreno. O OutSmart inclui uma aplicação web de backoffice, para a gestão do serviço e aplicações smartphone para os técnicos. De acordo com José Vasconcelos, Country Manager do OutSmart em Portugal, o investimento que é feito traduz-se em eficácia direta e uma imagem mais profissional.

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José Vasconcelos, country manager

Que tipo de soluções disponibilizam a estes clientes?

A OutSmart é uma solução de field service online, em modelo de subscrição (Software as a Service). O software consiste em permitir aos clientes gerirem de forma simples e rápida ordens de trabalho dos técnicos que estão na rua. OutSmart é procurado por muitas empresas que fazem manutenções de AVAC, auditorias, inspeções, reparações, segurança, entre outros.

Parece-lhe que as empresas estão cada vez mais direcionadas para essa nova realidade?

As empresas mais recentes, que têm uma gestão com pessoas mais jovens, sim. Em Portugal, sentimos que muitas das empresas têm dificuldade em aceitar este novo caminho, mas claramente com tendência de mudança. Há dois caminhos: ou procuram o tradicional ou o online, sendo que, continuarem no tradicional não significa que não vençam. Apenas não perceberam os ganhos que se tem quando se sai do tradicional para o online e, com isso, mudar a forma de estar no mercado e dinamizar a oferta, até.

Como caracteriza o serviço prestado pela OutSmart?

A OutSmart é um software de field service, isto é, de gestão de serviços no terreno (ordens de trabalho) sendo utilizado por qualquer empresa que tenha técnicos a fazer serviços de exterior, no terreno. Em suma: os técnicos dos nossos clientes, sem grandes investimentos, podem registar horas trabalhadas, artigos consumidos, realizar registo fotográfico e pedir a assinatura do cliente quando serviço é fechado, tornando o serviço mais eficaz para o técnico e para o gestor.

Quais as mais-valias deste serviço?

Por um lado, são ganhos brutais para a empresa do ponto de vista da eficiência. Por outro, a empresa não tem de olhar mais para o papel, só tem de olhar para um ecrã e perceber que o serviço foi concluído e dar o devido seguimento. Além disso, há ainda o aumento de produtividade das equipas, porque, havendo um painel de planeamento, as empresas percebem por onde é que os técnicos vão andar e evitam deslocações desnecessários. Por fim, é também uma mais-valia melhorar a experiência de todos envolvidos, seja um cliente final, gestor ou técnico.

Este é um software simples e de fácil interação?

O software é, em si, bastante simples, mas muito completo no que respeita a funcionalidades para este tipo de software. Para ajudar na implementação e formação, publicamos com regularidade vídeos online para as empresas poderem acompanhar as atualizações do software. Isto no ponto de vista da formação contínua que queremos passar aos clientes. Para clientes que cheguem, o que fazemos é aproveitar as demonstrações para lhes dar um nível inicial de formação. Temos empresas com técnicos que são muito resistentes à mudança e essas são um desafio, obviamente. Mas a curva de adaptação no seu geral é boa.

É possível personalizar estas soluções digitais, de forma a se adequarem às necessidades dos clientes?

Desenvolvemos funcionalidades que fazem sentido, de acordo com um conjunto de necessidades previamente levantadas. No entanto, não é possível satisfazer todos os pedidos que nos enviam. Só podemos desenvolver o que faz sentido para este tipo de software. Em Portugal, o que temos vindo a verificar é que todas as empresas têm o seu modus operandi definido e todas elas são diferentes na sua forma de ser. O software é flexível o suficiente para permitir ao cliente adaptar-se cada vez mais a procedimentos que, nós, por standard, podemos não ter. Por isso, e para responder cada vez mais às exigências dos nossos clientes, procuramos ativamente integrar OutSmart com outras soluções, como exemplo, a integração com programas de faturação.

Quais os planos futuros já equacionados pela OutSmart?

Na OutSmart vamos continuar a criar novas funcionalidades com vista a tornar a vida das empresas que usam OutSmart cada vez mais fácil. Em paralelo, está a nascer uma solução, ainda este ano. Não deixa de ser uma solução de field service, mas é mais compacta e com uma tecnologia diferente. O produto chama-se “Top Forms” e irá permitir a uma empresa pegar no seu papel tradicional e passá-lo totalmente para o digital. No fundo, é um produto sem complexidade e espero que, até ao final do ano, seja possível tê-lo já em Portugal para os dispositivos móveis iPhone e iPad. “Top Forms” vem responder a necessidades que nos foram levantadas por empresas de auditorias ou inspeções.

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